A gestão da inovação pode ajudar as empresas a garantir sua posição no mercado, lançando produtos de alta qualidade com frequência, ao mesmo tempo em que atende à demanda de mudanças nas necessidades dos consumidores. Para enfrentar esses desafios, as empresas podem utilizar diferentes ferramentas de inovação para melhorar seus produtos e processos.
O programa de ideias, que é uma ferramenta chave, pode ser vista como um subprocesso da gestão da inovação com os objetivos de geração, avaliação e seleção de ideias eficazes e eficientes.
Devido ao grande número de ideias geradas, espera-se que as empresas com um programa de gestão de ideias tenham um comportamento de inovação mais bem-sucedido.
A Origem
O termo programa de ideias ou gestão de ideias originou-se na indústria manufatureira no ano de 1872. No entanto, seus componentes, como a organização ou o sistema de incentivos, têm sido continuamente adaptados às mudanças nas condições contextuais. O sistema tradicional de sugestões está focado principalmente na geração de pequenas invenções e, como tal, representa um processo incremental, enquanto a gestão moderna de ideias incentiva a busca de inovações (de produto).
O que é programa de ideias?
Thom (2015) o descreve como “um dispositivo gerencial projetado para capacitar e motivar os funcionários a fazer sugestões sobre como melhorar os processos e produtos corporativos, as sugestões apresentadas são avaliadas por revisores especialistas e, se julgadas adequadas, colocadas em prática.”
Assim, o programa de ideias é um importante pilar da gestão corporativa, posicionando-se na vanguarda da gestão da inovação. Ele utiliza a criatividade dos funcionários e fornece os blocos de construção básicos para a inovação, ou seja, ideias.
Portanto, ignorar essa fonte versátil de ideias seria um desperdício de recursos organizacionais. Um programa eficaz de gestão de ideias pode contribuir para o sucesso de uma empresa, se a configuração for estrategicamente planejada e operada.
De fato, um estudo investigativo sobre programa de ideias na Alemanha indicou que muitas organizações reconheceram seu valor. Em média, a taxa de envio de ideias por funcionário mais do que triplicou entre os anos de 2010 e 2018. No entanto, a geração de ideias por si só não resulta automaticamente em produtos ou processos inovadores, maior satisfação do cliente, melhor índice de produtividade e melhores receitas corporativas. Em vez disso, é necessário um processo metódico e sustentável para revisar e implementar com sucesso as ideias enviadas.
Modelos de programa de ideias
Os programas ideias podem ser segmentados em seis fases principais: preparação, geração de ideias, melhoria, avaliação, implementação e implantação.
A primeira fase é necessária para estabelecer um programa de ideias que funcione para que as ideias possam ser submetidas na segunda fase e melhoradas na terceira fase. Na quarta fase, todas as ideias sugeridas são avaliadas e finalmente selecionadas. Se uma ideia recebe um feedback positivo, ela é implementado na quinta fase. Por fim, na sexta fase, a ideia implementada é implantada para seu público-alvo. A seguir, os modelos e suas principais características são revisados em relação às seis principais fases do gerenciamento de ideias.
Estrutura conceitual
Os resultados de diversas análises e estudos foram utilizados para criar uma estrutura conceitual para programas de gerenciamento de ideias. Esta estrutura consiste em um modelo e um guia para construir e avaliar tal programa.
As principais características foram consideradas para cobrir todos os aspectos importantes. Baseado no modelo desenvolvido e em suas características, foi criado um guia de gestão de ideias para abordar os aspectos importantes de um programa de gestão de ideias.
As seis fases do programa de ideias
Fase de preparação
Essa fase difere entre os programas de gestão de ideias que estão abertos para qualquer tipo de assunto e aqueles que focam na resolução de problemas apenas em áreas específicas. No caso deste último, cabe ao gestor de ideias determinar uma definição clara do campo de enfoque.
Se uma organização pretende resolver apenas um único problema, um concurso de ideias pode ser apropriado. Um concurso de ideias se concentra em um tópico específico, como evitar desperdícios, e tem um período fixo de tempo em que os idealizadores podem sugerir suas ideias. Uma vantagem de tais concursos é que o dono do processo para a implementação da ideia já está definido, ou seja, a unidade de negócios que apresentou o concurso.
Alguns exemplos de tipos de problemas que podem ser abordados por esse concurso são: as necessidades dos clientes por soluções técnicas, novas tecnologias em busca de uma nova aplicação, novas aplicações de produtos antigos, novos produtos para aplicações antigas, melhoria de processos, novas estratégias de mercado e melhoria contínua. Após a identificação do problema, o próximo passo importante é tornar o desafio conhecido publicamente. O marketing persistente, como e-mail corporativo, workshops e cartazes no prédio da empresa, pode ajudar a atrair a atenção de potenciais idealizadores.
Fase de geração de ideias
Durante esta fase, a criatividade desempenha um papel crucial. É definido pela experiência do idealizador, habilidades de pensamento criativo e motivação. A capacidade criativa está presente em cada indivíduo portanto, pode ser desenvolvida pela gestão eficaz de seus três componentes.
Como a fase de geração de ideias é a fase mais barata de todo o processo de gerenciamento de ideias, sua saída deve ser maximizada. No entanto, gerar um número maior de ideias não implica em ideias mais utilizáveis. A competição entre os idealizadores é aumentada por meio de um maior número de ideias, o que, por sua vez, aumenta a probabilidade de efetividade e lucratividade.
Além disso, trabalhar em equipe estimula a criatividade, resultando em um processo mais eficaz. Além disso, é provável que as sugestões de ideias de um grupo já tenham sido discutidas e pensadas, simplificando assim sua implementação.
Um estudo descobriu que, quando os membros do grupo trabalham primeiro individualmente e depois juntos, eles produzem três vezes mais ideias, os quais são de qualidade significativamente maior em média, em comparação com as ideias produzidas trabalhando juntos desde o início.
Em geral, os idealizadores são mais propensos a gerar ideias de alta qualidade quando possuem experiência no campo das ideias, uma forte conectividade de rede dentro da organização, autoeficácia e a capacidade de discernir a qualidade de uma ideia.
Nos grupos de idealizadores, a criatividade e a inovação das ideias são ainda mais aprimoradas se tiverem diferentes origens culturais. Além disso, um conjunto diversificado de idealizadores de todos os níveis tem um efeito positivo no sucesso do programa de ideias, à medida que ideias mais variadas são geradas. Assim, é tarefa da organização facilitar a colaboração.
As ideias podem ocorrer, por exemplo, por inspiração derivada de interações com outros ou com o ambiente circundante. Exemplos de tais interações incluem aquelas com clientes, bem como pesquisas telefônicas e eletrônicas internas, entrevistas pessoais e reuniões de equipe. Outra fonte de criatividade pode ser ideias previamente compartilhadas que servem de inspiração.
No caso específico do departamento jurídico, os impulsos podem ocorrer devido a um impulso regulatório, o que implica que as leis criam novas necessidades para os consumidores ou um impulso regulatório baseado em leis que criam novas condições para a inovação.
Outro recurso valioso para ideias são os ideadores externos. Essa abordagem também é conhecida como inovação aberta. O significado desse termo é fortemente influenciado por Chesbrough (2003), que enfatiza a importância de fontes externas de ideias.
Em uma pesquisa sobre inovação aberta, os clientes foram identificados como os idealizadores externos mais importantes, seguidos por universidades e fornecedores (Chesbrough, 2013). Uma opção é permitir que idealizadores externos sugiram suas ideias por meio de um formulário de sugestão, como os funcionários, fornecendo a eles acesso ao software de gerenciamento de ideias. Outra opção de coleta de ideias externas ou estímulos para novas ideias é a extensão do programa de gestão de ideias com o auxílio de instrumentos de inovação aberta.
A fase de preparação é sempre demorada, independentemente do instrumento escolhido, pois envolve a identificação de usuários principais, a preparação de kits de ferramentas e workshops, o desenvolvimento de uma ferramenta de etnografia e a realização de uma implantação da função de qualidade.
O resultado do processo criativo pode ser dividido em diferentes tipos de ideias, com diversas categorizações na literatura; por exemplo, ideias de tecnologia e negócios, ideias locais e corporativas e sugestões com resultados positivos, negativos e sem resultados financeiros.
Outros exemplos de categorias de ideias são qualidade do produto, condições de trabalho dos funcionários, produtividade/eficiência, economia, higiene, energia e segurança. Tais distinções são importantes na escolha de critérios adequados para a seleção de ideias e no cálculo de recompensas adequadas.
Fase de melhoria
Durante esta fase, as ideias sugeridas podem ser aprimoradas com a ajuda do grupo de discussão de ideias. Oficinas de stakeholders ou planejamento de cenários podem ajudar a descobrir pontos fracos, ou fornecer incentivos para a modificação da ideia.
Além disso, o próprio idealizador pode enriquecer a ideia coletando informações adicionais, por exemplo, com a ajuda de estudos de mercado ou experimentos científicos. O idealizador pode então incorporar o feedback e novos insights revisando a sugestão. Consequentemente, a probabilidade de alcançar um resultado bem-sucedido a partir da ideia aumenta. A fase de melhoria pode parar após um período de tempo relativamente curto ou em dois a três meses após a conclusão de um desafio de ideias
Fase de avaliação
Uma das questões-chave de um programa de ideias é a seleção de ideias de um grande pool, que oferece o maior potencial para o sucesso futuro da organização. Para estruturar essa alta carga de informações, são necessários critérios de seleção adequados. No entanto, não há um único critério abrangente, pois cada organização tem seus próprios objetivos, necessidades e cultura, bem como orçamentos e cronogramas individuais.
Sandstrom e Bjork (2010) construíram um modelo de gestão de ideias com estrutura dupla, diferenciando entre tecnologia e ideias de negócios, sendo estas últimas divididas em sugestões descontínuas e contínuas. Assim, uma organização deve considerar cuidadosamente um conjunto apropriado de critérios para a seleção de ideias, pois é mais rentável falhar nesta fase do que aceitar uma má ideia ou rejeitar uma boa.
Durante esta fase, as ideias são avaliadas com base em diferentes critérios de seleção escolhidos pela organização. A pontuação total desses critérios indica se uma ideia deve ser aceita, adiada ou rejeitada. Além disso, esse resultado muitas vezes tem impacto no tamanho da recompensa dada aos idealizadores. No entanto, a fase de avaliação é complexa e demorada para o selecionador de ideias. Como mencionado anteriormente, uma alternativa é atribuir essa tarefa de avaliação ao grupo de discussão de ideias.
Fase de implementação
Depois que uma ideia é selecionada, ela é implementada durante a fase de implementação. A implementação real da ideia é importante para demonstrar a viabilidade do programa de gestão de ideias. Assim, é um fator motivacional crucial para os idealizadores também.
Para realizar com sucesso o processo de implementação, são necessárias responsabilidades claras e trabalho em equipe. Essa equipe de implementação pode consistir em gerentes de projeto, desenvolvedores e subcontratados. Baseado na categoria das ideias, elas podem ser implementadas no departamento de patentes, na unidade de desenvolvimento de novos negócios ou na organização de mercado.
Fase de implantação
Durante esta fase, a ideia implementada deve ser promovida. Baseado na categoria da ideia, uma equipe de implantação deve vendê-la para diferentes destinatários. O público-alvo para novos produtos pode ser clientes ou parceiros de negócios, enquanto novos processos internos das organizações também podem ter como alvo seus próprios funcionários.
Conclusão
Os elementos-chave de um modelo de programa de ideias, bem como os fatores de sucesso subjacentes, foram identificados e utilizados para o desenvolvimento de uma estrutura conceitual. A estrutura desenvolvida pode servir aos gerentes de programas de ideias como uma ferramenta para construir e revisar seus programas individuais.
Um programa de gerenciamento de ideias operacionais com um grande número de ideias pode ajudar as empresas a alcançar o mercado mais rapidamente, bem como atender às demandas de mudanças nas preferências dos consumidores.
O programa de gestão de ideias provou ser uma ferramenta de inovação por quase 150 anos e certamente continuará existindo e ganhando importância no futuro (Thom, 2015). Para garantir o futuro do programa de gestão de ideias, é essencial que este conceito seja adaptado às mudanças nos ambientes econômicos, sociais, tecnológicos e ecológicos.
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