De repente, em março de 2020, todos tiveram que ficar em casa. Isso é o que aconteceu com milhões de trabalhadores em milhares de locais em todo o país e no mundo. Depois disso, gerenciar equipes remotas tem sido a realidade de diversos profissionais que estão em funções de gestão e coordenação de equipes. A preocupação em como aumentar a produtividade faz parte da realidade de todos os gestores agora.
O trabalho remoto tornou-se comum. As empresas, que tinham escritórios centralizados, tiveram que descobrir como manter todos conectados, mesmo cada um em um local diferente. As empresas tiveram que adequar a logística, mas também como fazê-la funcionar depois que todos estivessem conectados.
Agora que estamos adaptados ao sistema remoto, surge uma nova questão. Como aumentar a produtividade de equipes remotas? Afinal, aliar produtividade e tecnologia é uma grande preocupação quando se trata de trabalhar remotamente. Descobrir como se manter concentrado na tarefa, dentro do cronograma, focado e conectado ao trabalhar remotamente pode levar algum tempo.
Será que todos estão focados nas tarefas quando não têm a chance de ser pego por um gerente? Existem muitas distrações em casa, como animais de estimação e crianças? Para algumas pessoas, não é fácil trabalhar em outro ambiente que não seja o escritório. Para outras, a rotina em casa é mais tranquila.
Como aumentar a produtividade
Para evitar problemas, as empresas tiveram que aprender como manter suas equipes produtivas, mesmo que todos estejam separados. Ainda que existam várias ferramentas on-line que ajudam no trabalho remoto, muitas empresas ainda sentem dificuldade em manter um bom nível de produtividade.
Principalmente para quem é gestor de equipe, pois a responsabilidade é redobrada. Afinal, é o gestor que será cobrado caso a equipe não tenha a performance esperada. Para ajudar a manter a produtividade do seu time em alta, há algumas boas práticas que podem ajudar. Listamos algumas a seguir. Esperamos que ajude!
Forme equipes remotas
A formação de equipes há muito tempo é a base de um ambiente de trabalho de escritório tradicional. Formar equipes é eficaz porque ajuda na comunicação e auxilia as equipes a serem mais produtivas.
O ideal é manter sua equipe envolvida entre si e com o seu negócio. Assim, é possível ter mais resultados e aumentar a produtividade.
Tenha regras claras
Como a forma de trabalho é diferente, é preciso reestruturar as regras e deixá-las muito claras. Usar os canais de comunicação é muito importante nesse momento. Estabelecer regras nessas comunicações também.
Por exemplo, é preciso decidir que tipo de comunicação será feita por e-mail ou mensagem e que tipo precisa de uma ligação ou uma reunião por videoconferência. Assuntos importantes e que precisam de discussões, geralmente precisa ser por reunião ou chamada.
Crie regras, também, para assuntos urgentes, que demandam mais agilidade. Um código, acordado entre gestor e equipe, pode ser uma forma de dizer que o assunto precisa de uma reunião ou pode ser resolvido por e-mail.
Confie na sua equipe
Existem muitos gerentes que gostam de ser vistos por seus funcionários, e também mostrar que sempre estão por perto. Eles passam por suas mesas, verificam seu progresso e chamam os funcionários quando há um problema. Porém, essa nem sempre é a melhor estratégia em tempos normais e é impossível quando a equipe está trabalhando de forma remota.
No entanto, muitos gestores tentam continuar trabalhando dessa maneira ou fazendo gerenciamento com as ferramentas que possuem. Alguns pensam que, como os funcionários estão em casa, eles podem estar assistindo televisão ou navegando na internet mais do que trabalhando. Ficar espionando, mandando mensagens o tempo todo, fazer várias reuniões por dia não vai funcionar. Além disso, pode desperdiçar um tempo precioso de produção – além do próprio tempo do gestor.
Dar autonomia à sua equipe e confiar nela para fazer seu trabalho é a melhor abordagem. E, consequentemente, essa atitude aumenta a produtividade.
Ao contrário do que muitos pensam, a autonomia faz com que os funcionários se sintam confiáveis e valorizados. Eles ficam motivados, satisfeitos e realizam melhor os seus trabalhos.
Considere adotar metodologias que tenham a autogestão como princípio básico, como o kanban ou outras metodologias ágeis.
Converse muito com a equipe
É importante alinhar seus objetivos como indivíduos e como equipe. Os funcionários distribuídos geralmente não entendem por que uma determinada decisão foi tomada ou a razão de realizar determinada tarefa. O trabalho home office e a falta interações no escritório estão contribuindo ainda mais para esse efeito.
É por isso que é extremamente importante comunicar com frequência a direção que você está tomando como equipe. É melhor comunicar-se excessivamente do que permitir que as informações escapem e gerem mal-entendidos. A equipe precisa saber para onde ela está indo. Uma equipe que não sabe para onde vai, pode fracassar a longo prazo.
Forneça estrutura
A estrutura, mesmo que seja mais flexível do que em um ambiente de trabalho tradicional, é a chave para manter sua equipe focada e produtiva. Comece identificando os objetivos. Estabeleça metas de curto e longo prazo, e as comunique para todos os membros da equipe.
Dessa forma, eles vão ter direção e o foco para avançar e produzir mais. Considere ter listas de tarefas diárias ou semanais. Assim, é possível ter uma visão geral de tudo e saber quais tarefas serão concluídas logo.
Tenha as melhores ferramentas
Agora que já estamos em um momento mais habituados a trabalhar remotamente, vai ficar mais fácil escolher as ferramentas para te ajudar nesse processo. Com as ferramentas certas fica mais fácil direcionar ações de como aumentar a produtividade.
Veja se está investindo no que é necessário para garantir que sua equipe possa se comunicar, gerenciar projetos e compartilhar documentos com eficácia. Na verdade, isso significa investir em uma das muitas ferramentas de compartilhamento de trabalho que existem, como Asana, Trello ou Jira. Se sua equipe não se sentir confortável em trabalhar com essas ferramentas, ofereça treinamento e orientação.
Trabalhar remotamente traz vantagens e desvantagens, assim como qualquer coisa. Todavia, é importante evitar ao máximo as distrações, como família, filhos, celular, animais de estimação, um vizinho que quer atenção, entre outros.
O importante é focar nos projetos da empresa, dar autonomia para os colaboradores e fazer o seu papel como gestor. Assim, certamente todos os projetos vão dar os resultados que você espera e sua equipe vai aprender a desenvolver a sua própria autonomia e produtividade longe do escritório.
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